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要做好采购,就要构建你的两道“护城河”

发布时间: 2023-01-05 文章分类: 企业协同管理
阅读量: 0

企业采购管理系统

说起护城河,你脑中浮现的是什么样的画面?护城河,顾名思义就是保护城池的河。一般是由人工挖凿的,环绕整座城、皇宫、寺院等主要建筑的壕沟,然后引水注入形成人工河。古代的护城河作为城墙的屏障,具有防御作用。

1999年接受《财富》杂志采访时,“股神”沃伦·巴菲特(Warren Buffett)提出了“经济护城河”(economic moats)这个概念。他说:“就投资而言,关键不在于评估一个行业将给社会带来多大影响,也不在于它将取得多大成长,而是在于判定任何特定公司的竞争优势,其中最重要的则是判定那种优势的持续时间。拥有宽广的、可持续的‘护城河’的产品或服务才能给投资者带来回报。”

当我看到“宽广的......护城河”这几个字的时候,一下子想起了襄阳护城河。根据资料记载:天下护城河,以襄阳护城河宽度为最。早在宋代,它的平均宽度就超过了180米,最宽处达到250余米,堪称华夏第一城池。脑补一下:如果古时候你想“偷渡”襄阳护城河,得游多久才能达到对岸?当然,守军不会傻等着,让你优哉游哉的游过去。弓箭伺候是最低的,弄不好滚木礌石都用上。最要命的是,你在水里,基本没有还手之力!

所以你看,无论是古代的护城河,还是巴菲特提出的“经济护城河”,除了能够保证城池的安全之外,也能够提高准入门槛,有些直接让竞争对手望而却步,死了这份心。回到本文的题目,要做好采购,需要构建护城河吗?需要构建什么样的“护城河”?

Part 1

“老板,您方便吗?想马上跟您说个事。”

一大早,小王就“闯”进了老板的办公室,一边喘着粗气,一边有些惊魂未定。

“哦,什么事?先喝口水,慢慢说”。老板拍了拍小王的肩膀,示意他坐下。

“谢谢老板!是这样的,我们使用部门要采购一个100多万的设备。初期调研、找供应商、谈价格等等都没有通过采购,也没有采购介入。现在要签采购合同了,他们来找我们帮忙了。还说这个单子很急,如果晚交货会影响发货!”小王的语调里透露着无奈和愤慨。

“啊!”显然这个结果出乎这位新上任不到一个月的老板的意料。

“怎么会发生这种事?!他们遵守公司的采购控制流程了吗?Purchasing Control Procedure”

“采购控制流程?......没听说公司有这个流程”。小王开始有些迟疑,最后才肯定的说。

“没有这个流程?那怎么规范公司的采购行为呢?正常情况下,即使不是主导,采购也至少应该介入到每一个采购活动中。否则公司可能会面临着采购效率不高,采购成本无法控制的局面。更坏的情形是可能发生合规事件......”。

新老板瞬间成了碎碎念。其实,我很赞同这位老板的想法。因为:采购流程是采购的第一道护城河,也是内部护城河。它更多的应用于采购方内部,规范了与采购活动相关的各方有所为和有所不为。

为什么说采购流程是第一道护城河呢?

因为:

01 它包括了与采购行为和活动最直接相关的标准,且可以量化。当事人和相关方有没有做到位,一看便知。

02 因为是标准的,所以它不依附于任何个体。一方面有利于继承,另一方面,也可以尽量减少人为因素的干扰。

03 有效预防合规问题的发生。看看那些合规事件,你就会发现一个共同点:所有的合规事件,都是先违反了流程。所以流程是保证合规的底线,除非这个流程本身就漏洞百出。

作为第一道护城河,在实践中,流程是需要不断优化和打磨的。以便保证适应新的变化。比如数字化时代来了,相应的流程管理必须是以数字化为基础的。否则,依靠流程做管理是没办法落地的。

Part 2

“老板!”电话那端的小李说话时几乎带着哭腔。

“怎么了?

“我负责的供应商E突然说不做了!现在正是冲业绩的时候,供应商突然撂挑子。不仅货交不上没有销售,而且还会面临着客户的罚款。以后的生意也会受到影响。老板,我很绝望!”

“这情况听起来是很不妙!赶紧看下跟供应商E签的合同,对于中止条款是怎么规定的?怎么能说退出就退出呢?”

“老板,我刚刚查了一下。跟供应商E签的合同已经过期了。最近实在太忙,还没顾得上续签合同”。

啊?!老板一口老血吐了出来......没有有效的采购合同那么严重吗?

当然!因为:采购合同是采购的第二道护城河,也是外部护城河。它应用于买方和卖方之间。规范了买卖双方有所为和有所不为。为什么这么说?因为采购合同是买方与卖方之间,就货物的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项,经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件,以便合同双方共同遵守和履行。采购合同是经济合同,双方受合同法保护和承担责任。

有效的采购合同管理可以给企业带来财富, 不良的采购合同管理会造成经营亏损。若企业拥有完善的采购合同管理制度,并可以高效地组织实施,则可以提升企业的市场竞争优势,使企业获得更高的经济利润。

采购合同的核心作用是:

01 确立买方和卖方之间最基本的关系。

02 针对采购活动中出现的履约行为以及可能出现的不履约行为,都有明确的、具体的条款和准则。且受到法律的保护。

03 针对不同情形,采购合同可以有不同的类型。比如与战略供应商签署的是战略采购合同。与一般采购合同相比,战略采购合同中关于合同周期、供应商绩效表现、退出条件、合同中止等条款规定得更加具体。

这样的条款是以双赢为目的的。一方面,卖方锁定了更长期的业务关系。另一方面,买方需要卖方连续供货的承诺,并且不断改善包括成本和交付在内的绩效。

最后,总结一下今天的内容。

要做好采购,就要构建两道“护城河”:一道是内部护城河:采购流程。做好流程管理。让标准和数据说话。一道是外部护城河:采购合同。做好合同管理。让法律充分保护你。

当然,光有了这两道护城河是远远不够的。下一篇我们来看看,如何让这个护城河足够强大,且充分发挥作用。

 

文章来源:卢山说精进

编辑:云朵匠 | 数商云(微信公众号名称:“数商云”)

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