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自动化采购管理的流程和要素是什么?

2021-09-18 0
分类: 常见问题

采购可以是直接的、间接的、被动的或主动的。这是从申请到采购订单和发票批准的一系列流程,对于获取产品或服务至关重要。虽然我们交替使用采购和购买,但它们彼此略有不同。

企业采购管理系统

采购,是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源, 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源, 为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

采购可以是直接的、间接的、被动的或主动的。这是从申请到采购订单和发票批准的一系列流程,对于获取产品或服务至关重要。虽然我们交替使用采购和购买,但它们彼此略有不同。无论其独特性如何,每个采购管理流程都都包含3个p,即流程(Process)、人员(People)和文书工作(Paperwork)。

采购流程是什么?

为了保持采购管理流程的公平、透明和高效,对采购流程的良好理解是关键。尽管组织的采购流程各不相同,但下面的流程图总结了采购流程中的重要步骤。每个采购管理流程都涉及多个要素,包括需求确定、供应商研究、价值分析、提出采购请求、审查阶段、采购订单转换、合同管理、收到订单的监控/评估、三向匹配、付款履行和记录保持。

以下是采购流程中的重要阶段:

第 0 步:需要认可

采购流程的需求识别阶段使企业能够制定准确的计划,及时以合理的成本采购商品和服务。

第 1 步:采购申请

采购申请是内部用户/客户提出的书面或电子文件,寻求采购团队的帮助以满足现有需求。它包含采购正确的商品、服务或工程所需的关键信息。

第 2 步:申请审查

只有在采购申请获得批准并交叉检查预算可用性后,采购流程才会正式开始。在审查阶段,职能经理或部门负责人审查申请包并仔细检查是否确实需要所请求的商品或服务,并验证是否有必要的资金可用。

批准的采购申请成为采购订单,而被拒绝的申请将连同拒绝的原因一起发送回申购人。所有这些都可以通过一个简单的采购订单软件来处理。

第 3 步:征集过程

一旦请购单获得批准并生成采购订单,采购团队将制定个人采购计划并勾勒出相应的招标流程。此个别征集计划的范围最终取决于要求的复杂性。

第 4 步:评估和签约

一旦招标过程正式结束,采购团队将与评估委员会一起审查和评估供应商报价,以确定哪个供应商最适合满足现有需求。

第5步:订单管理

供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到货物后,购买者检查订单并将收到的物品的任何问题通知供应商。

在此步骤中,将采购订单、包装单(随订单一起送达)和供应商发票三份文件对齐并进行核对,以查明差异并确保交易准确无误。一旦发现差异,应予以解决。

第 6 步:发票审批和争议

完成三向匹配后,发票将被批准并根据组织规范转发到付款处理。

自动化采购管理流程

一个可靠的采购系统可以简化杂乱的采购流程并保持透明。简化的采购流程可以更好地控制采购生命周期的每个阶段。数商云采购自动化系统适用于各规模的企业,其允许组织创建动态采购管理流程,并为他们提供战术优势。提供每个企业所需的工具和资源,以实现端到端采购的自动化,为采购流程注入透明度,减轻所有利益相关者的工作量,实现采购效率最大化以满足其业务需求。具体价值如下:

1. 采购管理系统为企业管理提供高效和完整的信息资源服务,运用大数据、云计算技术,分析预测招标采购交易数据资源,为领导决策提供参考依据。

2. 采购管理系统能够实现不同业务流程的无缝对接,把业务人员的时间和精力从烦琐的事务性工作中彻底解放出来,使其更关注于最需要管理工作,提高工作效率。

3. 采购管理系统实现了对供应商库、专家库的动态管理。对每一个参与投标的潜在供应商和专家,都可以实行入库验证管理,大大提高了信息的准确性和可信度。

4. 采购管理系统实现了数据信息共享和高效利用。采购管理系统与其他外部系统对接,将各系统相关数据进行实时传输,形成数据资源共享,避免信息盲区。

5. 采购管理系统加大管控采购成本,降低企业运营成本。有效地监控采购计划的实施和采购成本的变动情况,帮助采购人员扩大寻源范围,选择最优质的供应商,确保采购工作高质量、高效率、低成本地执行,使企业处于最佳的供货状态。

总而言之,采购管理系统作为未来招投标行业发展的核心,在提升管理能力、发挥运营效率、打破信息盲区、开展实时监督、保证市场秩序等方面均能够发挥积极的作用。

 

<本文由数商云•云朵匠原创,商业转载请联系作者获得授权,非商业转载请标明:数商云原创>

作者:云朵匠 | 数商云(微信ID:shushangyun_com)

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