采购管控: 缩短采购周期,从源头上降本增效

2021-06-09 0
分类: 电商动态

与实施采购到付款周期一样,实施电子采购解决方案并不容易,设计良好的电子采购解决方案需在设计时考虑采购到付款周期。

采购到付款周期是采购实践的标准流程,其步骤是:

▪需求识别

▪采购申请授权

▪采购申请的最终批准

▪采购

▪供应商识别

▪查询

▪收到报价单

▪谈判

▪选择供应商

▪采购订单确认

▪提前发货通知

▪收货*发票记录

▪三向匹配

▪付款给供应商

从没有正式的采购流程到遵循采购到付款周期可能很困难,但有几个关键步骤需要遵循。

1、设计一系列审批/审批流程

在你的企业内建立一系列/层次结构以进行审批。 例如,审批链将类似于此流程:员工 X 提出请求,然后将请求传递到链上的下一位经理。如果请求的购买金额少于 5,000 元,经理会批准请求。如果价格更高,则会上升到下一个更高级的经理审批。

2、使用采购订单

采购订单是具有法律约束力的文件,将买方和卖方绑定到相关交易。而且,重要的是,采购订单是根据关键信息(例如价格、日期、供应商和采购订单编号)起草的。

3、收 货

采购单位仓库收货时,收货人员核对提货单、PO编号等,确认收货。检查数量和质量,拒绝任何不合适的物品并将其退回给供应商。这似乎是众所周知的事情,但它是采购到付款周期的关键部分。

如果你的组织已经在使用采购到付款周期(或其某个版本),那么你可能正在关注的采购流程实施是电子采购软件解决方案的实施。简单地说,技术(电子采购软件)的使用将为你管理整个采购到付款周期(从供应商的请求到付款的一切)。

与实施采购到付款周期一样,实施电子采购解决方案并不容易。但是使用采购到付款周期是向前迈出的一大步——电子采购解决方案将与该流程同时工作,设计良好的电子采购解决方案在设计时考虑了采购到付款周期。

那么,如何在企业中实施该技术?采购平台网站流程的实施是什么样的?这取决于你组织的规模和需求。简而言之,有一个电子采购解决方案可以满足所有可能的需求。

至于实施,软件提供商和采购组织共同处理该过程。软件提供商应输入帐户代码等,以便购买组织在任何试用/试用期间都能最真实地了解软件。一个好的软件解决方案的标志是员工如何轻松地掌握它。试用至关重要,因为这是你的组织测试软件并决定是否购买。

实际上,你的组织此时正在使用软件的全部范围——这是实施的一个主要方面。如果做出购买软件的决定,采购流程实施的最后一个方面是让购买组织的所有人(或购买组织想要的尽可能多的用户)都可以使用该软件,然后由采购组织来培训其员工。

随着企业更多地了解使用采购软件的好处和节省成本的机会,数商云采购管理系统越来越受到企业及市场的认可。

 

图片来源:数商云
 

数商云采购管理系统全面的采购到付款解决方案提供了许多功能,包括:

1、采购申请和审批

发送采购请求的人只需将适当的详细信息输入,选择所需的产品/服务后,系统就可从主数据库中选择他们喜欢的供应商,还可以按照正确的顺序将采购请求发送给所有利益相关者和审批者。

2、采购订单管理

系统可自动生成采购订单,实时记录采购订单的整个执行过程,所有的执行问题都可追溯缘由。

3、供应商管理

数商云提供实时的 360° 供应商信息管理,你可以依靠系统中方便访问且可靠的供应商数据。每发生一笔交易,系统都会自动获取并更新相关指标的绩效信息。

使用数商云SRM处理供应商绩效数据(定价、折扣、交货时间表遵守情况、政策合规性等),你可以在每次需要做出选择时为任何交易选择最佳供应商。

4、发票匹配

供应商可根据此采购订单的付款条件自动生成电子发票,数商云会把此电子发票自动发给企业的采购负责人并触发此电子发票的审批流程。审批通过后,系统自动生成此发票的付款申请并自动将此付款申请发送给供应商。

5、采购见解

将采购数字化、报告和分析的好处是可帮助你了解哪些方面进展顺利,以及哪些流程效率低下正在浪费你的资金。从采购请求到发票批准,系统对每个流程都具有很好的透明度和可见性。企业可以通过自定义报告和分析立即获取任何任务的状态、分析供应商绩效指标等。

数商云采购管理系统利用工作流、可视图表、智能流程和详细分析的强大功能,帮助你及团队从采购到付款流程中获得更多价值,助力企业更快更好发展。

 

<本文由数商云•云朵匠原创,商业转载请联系作者获得授权,非商业转载请标明:数商云原创>

作者:云朵匠 | 数商云(微信ID:shushangyun_com)

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