采购管理系统是电子商务企业做好日常订单、物流、成本、仓储乃至业绩数据分析的核心，无论是电子商务企业还是传统企业随着业务场景的转变、用户消费需求的多元化、企业转型等原因，企业都需要一套精准的信息化、大数据化、数字化的采购管理系统去对公司业务做一个科学、高效的管理。当前可以满足各大企业要求的，就属【数商云】定制开发的电子采购管理系统，对企业采购参与的每一个环节都进行严密追踪和管理，从订单到采购、交付，做到步步有依有据，真正实现高效、低成本人力管控。
一、数商云采购管理系统可从源头制定电商企业采购需求、计划
【数商云】采购管理系统可以从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划，每一个采购需求量都有据可依，减少不合规的多采购或少采购的情况，从根本上减少人为干预而导致的不必要的损失。采购管理系统支持从客户合同自动生成采购需求，根据不同的采购需求分派不同的采购负责人，企业也可以通过采购管理平台的产品库功能分析产品的细分需求，通过BOM（物料清单）功能进一步分析具体的物料需求并生成详细的采购计划，同时采购管理系统支持把采购计划导出PDF报表以方便进行汇报或其它核对工作。
企业采购管理系统功能：
1、支持从客户合同自动生成采购平台需求与计划；
2、采购系统支持按部门、费用等级等设置审批流程；
3、自动校验采购网站预算并审核；
4、按预设条件自动分派采购平台负责人；
5、支持基于BOM单的采购与一次性物资采购；
二、数商云采购部管理系统自动计算部门采购成本、预算费用
严格控制和管理好采购成本才能获得战略性的竞争优势。【数商云】可自动计算基于 BOM（物料清单）的采购成本，自动校验采购预算，核对无误的预算才能提交给上级审批，并且采购系统平台可以根据不同的成本及预算总额设置不同的审批流程。
例如：在采购前企业可通过采购管理系统进行采购成本预测，可通过产品模板及 BOM 单的形式添加和导入产品，采购管理系统会自动计算每个产品的成本并自动生成采购需求。采购系统还可以自动获取生效的报价信息统计预测的采购成本，所有账目实时汇总，清楚明了。
企业采购部管理系统自动计算功能：
1、支持采购平台成本预测与回报规划
2、自动统计与汇总每个采购环节的费用
3、自动汇总采购订单与供应商的收款单据
4、提供完整的采购网站产品库存成本
5、实时记录采购系统与跟踪供应商的销售单状态
三、数商云采购管理平台申请、立项审批流程
采购管理平台需求及计划确定并且采购预算通过审批后，企业即可提交采购申请并进行采购立项。【数商云】可为不同的采购申请设置不同的审批流程，并按照不同的采购类别或供应商等级等条件分派不同的采购负责人。对于每个采购申请，采购管理平台系统都支持多种受理方式，如接受，转交或退回等，对于采购立项，企业可按需设定采购的具体负责部门，起始与结束日期，具体的交货日期，成本分摊等规则。此外，采购管理平台系统还支持拼单与批量订单，极大地减少采购人员处理订单的工作量和提高采购效率。
四、数商云采购平台网站的产品清单
1、采购管理平台功能优势：
（1）方便用户操作；
（2）方便集合采购申请实行中央议价及采购；
（3）方便花费分析；
【数商云】采购管理系统可实现全方位的采购产品库管理，全面准确地记录产品的具体信息，每个产品的采购历史及采购价格，并且根据电子采购平台系统供应商的报价与历史采购价自动识别产品的基准价，自动计算每个报价与基准价的偏差。采购负责人提交采购申请给上级审批的时候系统会自动附上供应商与基准价的偏差信息以供管理者更快捷深入地了解采购网站的每个关键要点，快速做出准确的决定。
2、采购网站平台系统支持3大方式管理采购的商品
（1）记录与维护采购平台产品的基本信息：
如产品类型、编号、成本等；
（2）采购网站产品的权限管理：
如采购负责人可查看所有的产品信息，而财务人员只有查看产品价格的信息；
（3）采购系统自动化计算功能：
①自动统计产品的单位成本及总成本；
②自动追踪及汇总产品的所有历史采购记录；
③自动识别产品的基准价并计算报价与基准价的偏差；
④可按需自定义产品信息页面的字段；
⑤可按照产品类型灵活自定义所需的字段；
⑥可创建产品文档库，系统自动记录和追踪每个文档的查阅情况；
⑦可自定义查询条件查找相关的产品信息；
五、数商云电子采购平台系统定价管理
采购价格的监控是整个电子平台采购过程的关键，【数商云】根据企业的不同需求支持不同的定价方式，帮助电子采购平台系统企业以高效的方式获取采购价格。采购平台企业可设置按最低报价/历史平均价/最低采购价来确定基准价，采购管理系统会自动按预设条件识别基准价并自动计算每个报价偏离基准价的程度，帮助采购平台企业准确快速地了解物料价格的波动。
电子采购管理平台支持5大定价原则
1、快速询比价：
适用于采购金额较少，标准化采购产品（或简单），采购时效较短的情况；
2、持续要约报价：
可用于大规模采购或周期性的长期采购（如酒店常用物品的周期性采购）；
3、多轮竞价：
需要通过货比N家以获取合适的采购价格，更好地控制采购成本；
4、招标竞价：
较大金额或较复杂的采购项目或非标准化的产品及服务的采购；
5、框架合同的协议价：
已和供应商签订框架合同可直接按照框架合约的协议价进行采购；
六、数商云采购平台系统订单执行管理
【数商云】支持全方位的采购订单执行管理，系统可自动生成采购订单，通过供应商自助平台或电子邮件自动发送给供应商，供应商可在线接收和审批采购订单。双方确认无误后供应商便可开始订单的具体生产与交付安排，供应商可在线提交订单执行的进度及问题，企业采购负责人可第一时间获知具体情况并及时解决问题。
订单生产完成后，供应商可按照企业的发货要求在线提交发货安排以便双方做好出货及收货的准备工作。交付完成后，供应商可直接在已审批的采购订单页面生成电子采购发票并通过系统自动发送给企业采购负责人。系统会实时记录采购订单的整个执行过程，所有的执行问题都可追溯缘由。
采购平台系统支持的订单管理功能
1、采购管理系统订单的生成：
由采购计划直接生成采购订单，也可以直接从采购管理平台框架合约中添加采购订单；
2、采购管理系统订单的审批：
按需设置采购订单的审批流程，可通过手机或邮件审批和查看采购管理平台订单；
3、采购管理系统的价格：
提供采购价格与基准价的差异提醒，采购成本超支预警；
4、采购管理系统订单的发货：
可按需设置发货计划，支持分批发货；
5、采购管理系统订单的发票：
可自动在已审批的采购订单页面生成采购发票并发送给采购负责人；
6、采购管理系统订单的付款：
可按需设置付款安排，支持分期付款，也支持根据付款安排和收货单生成销售单并依此进行付款；
七、数商云网络采购平台合同管理
【数商云】可实现采购平台网站合同的电子化管理，支持在已审批的采购申请页面或最终审核通过的电子招标页面自动生成电子采购合同并在线或通过电子邮件发送给供应商。采购平台系统会实时追踪和记录此电子采购合同的生成、接收、审批和执行过程与结果。
并且采购网站系统支持通过电子服务水平协议（SLA）管理采购合同的执行与交付，可按照设定的准则与条件对此合约进行评分，评分将会显示在供应商列表，可作为供应商考核的重要依据，还可自动采集供应商合同履行情况作为供应商绩效评估的依据，科学公正地评估供应商的表现。
在线采购平台系统对电子采购合同的管理功能：
1、支持常规合约与框架合约；
2、电子采购合同的模板管理；
3、电子采购合同的生成记录；
4、电子采购合同的审批记录；
5、电子采购合同的具体履约信息；
6、支持电子服务水平协议（SLA）管理；
7、支持电子采购合同的关键事件提醒；
8、实时追踪电子采购合同的进度与结果（如交货情况和付款情况等）；
9、支持多种付款方式：
（1）根据合约项目的里程碑来安排付款 ；
（2）按照指定日期安排付款 ；
（3）根据工程进度（系统支持采用公文流转报告进度的方式）自动生成付款单并依此进行付款；
八、数商云采购系统管理产品与服务的交付
采购网站系统产品与服务的交付情况多变复杂，稍有不慎就容易出问题，导致无法按时交付或金钱上的损失。【数商云】提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，及时解决交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。
采购管理系统针对产品、服务交付的具体流程
（1）交付前：
企业采购系统平台负责人与供应商可在线沟通具体的发货安排与时间，采购系统平台会自动向收货负责人发送收货提醒，如供应商无法按时按量交货可在线向企业采购负责人反馈，双方及时沟通并解决问题。
（2）交付时：
企业按照采购订单/合同的规则和要求进行质检和验收，支持处理超量交货、少交货及交错货等问题，采购系统网站可自动生成质检结果与质检单，采购系统网站可根据质检结果自动统计货品的合格率及退货率。
（3）交付后：
采购网站平台可自动转换产品的收货单位与库存单位，进行产品入库、库位管理、库存结存、盘点及调拨管理等。
九、数商云采购管理系统平台对付款、发票管理
采购订单/合同完整交付完成后，供应商可把自动生成的电子发票通过采购管理系统自动发送给企业采购负责人，企业可根据此电子发票生成付款申请，付款申请审批通过后即可进行付款安排。采购管理系统支持不同的付款方式，可分期付款，可一次性支付多张电子发票，并且系统会多维度跟踪付款进度和状态（如按照采购订单的时间，负责部门，供应商等）。
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作者：云朵匠 | 数商云(微信ID：shushangyun_com)
【数商云www.shushangyun.com】专注为企业提供采购管理系统开发服务，长期为大中型企业打造数据化、商业化、智能化的采购解决方案，为传统企业搭建一站式采购管理闭环体系，实现采购系统数据互通、全链融合，综合提升平台运营效率与平台收益。
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